De kleine lettertjes

Hoe stel ik de belangen van mijn onderneming veilig d.m.v. degelijke algemene voorwaarden?

In de algemene voorwaarden van jouw onderneming, in de volksmond ook wel de ‘kleine lettertjes’ genoemd, baken je de contractuele relatie met je klant af. Je bepaalt de prestaties van je bedrijf en dekt jouw bedrijf in voor potentiële problemen.

Wat vind je vaak in de algemene voorwaarden?

  • Wanneer komt het contract tot stand?
  • Wat indien de klant de opdracht annuleert en de onderneming is reeds begonnen met de uitvoering?
  • Binnen een bepaalde termijn kan de klant de factuur protesteren?
  • Waarop heeft de onderneming recht in geval van niet-betaling binnen de vervaltermijn?

 

Is een mondelinge overeenkomst niet voldoende?

Hoewel de meeste overeenkomsten perfect mondeling tot stand kunnen komen, is het op schrift neerzetten van wat afgesproken is zeker aan te raden.

Sluit daarom je mondelinge besprekingen af met een schriftelijke offerte die je samen met de algemene voorwaarden verstuurt.

 

Hoe versterk ik mijn contractuele positie?

Met algemene voorwaarden geef je de overeenkomst vorm. Zo kan je bepalen welke rechtbank bevoegd is in geval van geschillen.

Het is echter niet mogelijk om de algemene voorwaarden volledig in jouw voordeel op te stellen. De wetgever heeft andere voorwaarden bepaald wanneer jouw onderneming diensten levert aan consumenten.

Je kan daarom overwegen om 2 versies algemene voorwaarden te hanteren:

  • Een versie B2B (‘Business to Business’)  te gebruiken in handelsrelaties
  • Een versie B2C (‘Business to Consumer’) te gebruiken in geval van overeenkomsten met consumenten

 

Wanneer zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing?

Algemene voorwaarden kunnen enkel en alleen toepassing vinden wanneer de klant er vóór de contractsluiting kennis van kreeg. Dit betekent dat het plaatsen van de algemene voorwaarden op jouw website doorgaans niet volstaat. Daarenboven betekent het louter meedelen van de algemene voorwaarden ook niet per se dat jouw contractspartij met jouw algemene voorwaarden heeft ingestemd. In B2B relaties is het wel mogelijk een vermoeden van aanvaarding in te voegen.

 

Kan ik de algemene voorwaarden niet gewoon kopiëren van een andere gelijkaardige onderneming?

Neen, werk steeds op maat van jouw onderneming. Jouw algemene voorwaarden worden best afgestemd op jouw specifieke activiteiten en interne processen. Voor aannemers kan het in het bijzonder van belang zijn om een artikel in verband met oplevering, annulering en aansprakelijkheid op te nemen.

Kortom, algemene voorwaarden zijn dé tool om uw onderneming de nodige bescherming te bieden, je contractuele positie te versterken en jouw professionele uitstraling te vergroten.

Waarom kijk ik best  na of het ondernemingsnummer van mijn klant rechtsgeldig is?

In de bouwsector komt het maar al te vaak voor dat er een verkeerd ondernemingsnummer op de factuur wordt gezet. Een geldig ondernemingsnummer is niet alleen nodig en verplicht om een correcte factuur op te maken maar ook om te factureren met of zonder btw (btw verlegd)

Wees alert want niet alle ondernemingen zijn btw- plichtig.

Controleer dit telkens bij het opmaken van facturen want je zou de eerste niet zijn die zelf moet instaan voor het btw-bedrag bij een eventuele fiscale controle.

Hoe kan ik dat dan controleren?

1. Voor Belgische ondernemingen:

Via deze link kan je het btw-nummer van een Belgische onderneming nakijken. Zo weet je zeker of de onderneming een geldig nummer heeft en of hij btw-plichtig is.

Wanneer een onderneming NIET btw- plichtig is kan je niet factureren onder “medecontractant” (btw verlegd).

Houd er rekening mee, dat alle andere voorwaarden dienen vervuld te worden om te kunnen factureren onder “medecontractant” (btw verlegd).

2. Voor Europese ondernemingen:

Via deze link kan je het ondernemingsnummer van een Europees land controleren op de geldigheid. Hier kan je zien of je eventueel kan factureren onder btw verlegd (intracommunautair)

Ook in dit geval dienen alle andere voorwaarden vervuld te zijn.

 

Waarom is het interessant om na te denken over bemiddeling bij conflicten?

 

Al geconfronteerd met een probleem op de werf waarbij er gedreigd wordt om er een rechtszaak van te maken?

Stel dat je te maken hebben met een probleem rond stabiliteit, dan dient er zo snel mogelijk een oplossing gevonden te worden, niet alleen met betrekking tot het  technisch probleem zelf  (stabiliteit) maar zeker ook wat de kostenverdeling tussen partijen betreft. Indien er immers een gerechtelijke procedure wordt opgestart, ben je voor vele jaren vertrokken. Dagvaarding, het opstellen van procedurestukken, pleidooien en expertisevergaderingen nemen al gauw enkele jaren in beslag nemen.  En toegegeven, hiermee is niemand gebaat!

Co-mediatie of bemiddeling, voorgezeten door een erkend bemiddelaar burgerlijke ingenieur en een erkend bemiddelaar advocaat met specialisatie bouwrecht, zorgt voor een snelle en kostenbesparende oplossing. Door deze combinatie kunnen de technische mankementen onmiddellijk worden vastgesteld en kan er op een snelle en correct juridische wijze bemiddeld worden.

Waarom heb ik nog nooit van bemiddeling gehoord?

België is één van de koplopers wat betreft het aantal gerechtszaken. In de ons omringende landen ligt dit aantal beduidend lager. De reden hiervoor is vrij eenvoudig; partijen doen er systematisch beroep op een bemiddelaar om conflicten op te lossen.

Waarom zou ik dan toch kiezen voor bemiddeling?

Indien beide partijen kiezen voor bemiddeling geven zij blijk van verantwoordelijkheidszin. Een bemiddelingstraject biedt de mogelijkheid om de oplossing van het geschil zelf vorm te geven. Belangrijk is immers dat het er bij een bemiddeling niet per se om draait om gelijk te hebben maar wel om op een constructieve wijze en oplossingsgericht met elkaar om te gaan. Zeker in de bouwwereld is zulks een belangrijk gegeven.

De voordelen van een bemiddeling zijn dan ook legio:

  • De bemiddeling zorgt ervoor dat er opnieuw gecommuniceerd wordt tussen partijen. Er zijn geen winnaars en verliezers, waardoor partijen in de toekomst eventueel toch opnieuw kunnen samenwerken. Bij een gerechtelijke procedure zal dit daarentegen zeer zelden het geval zal zijn.
  • De bemiddeling is volledig vertrouwelijk: partijen zullen dus alles op tafel kunnen leggen. Wanneer men meer informatie krijgt (informatie die niet zou worden vrijgegeven in een procedure) beschikken de partijen over meerdere elementen die het bereiken van een oplossing van het geschil zullen vergemakkelijken.
  • Snellere oplossing dan via een gerechtelijke procedure.
  • De oplossing wordt gevonden door de partijen zelf hetgeen bij uitstek zorgt voor een groter draagvlak en een spontane uitvoering van de oplossing
  • Het bemiddelingsakkoord wordt ondertekend door alle partijen en de erkende bemiddelaar. Indien bijgevolg één van de partijen het akkoord niet naleeft, kan er via een éénvoudig verzoekschrift een uitvoerbare titel worden bekomen, waarbij er geen discussie meer kan gevoerd worden over de inhoud van het akkoord.

Wat doet een bemiddelaar precies?

De bemiddelaar zorgt ervoor dat de communicatie tussen partijen terug op gang wordt gebracht. Hij zal partijen, via vraagstelling, begeleiden in het zoeken naar een oplossing voor het geschil en trachten de relatie te herstellen.

Wat is de rol van de advocaat tijdens de bemiddeling?

De advocaat waarborgt de belangen van zijn cliënt en zoekt, op een constructieve wijze, mee naar een oplossing van het geschil zodat een gerechtelijke procedure kan vermeden/stopgezet worden

Is het mogelijk de bemiddeling te beëindigen met een bindend document?

Een akkoord wordt ondertekend door elke partij maar ook door de erkend bemiddelaar zelf. Indien één van de partijen het akkoord niet naleeft, kan het akkoord worden voorgelegd aan de rechter die het in een vonnis opneemt. De rechter controleert niet de inhoud van het akkoord doch  enkel of het akkoord de openbaar orde niet schaadt. In het geval van familiale zaken zal de rechter ook nagaan of het belang van het kind niet wordt geschaad.

Doordat het akkoord aldus snel kan opgenomen worden in een vonnis, beschik je over een uitvoerbare titel, wat wil zeggen dat je via een gerechtsdeurwaarder de uitvoering kunt vorderen.

Zitten de partijen in dezelfde vergaderruimte bij een bemiddeling?

Een bemiddeling verloopt in principe in aanwezigheid van alle partijen.

Het is echter mogelijk dat er, op vraag van partijen of op vraag van de bemiddelaar zelf, even apart wordt samen gezeten met de bemiddelaar. Alles wat in deze aparte sessie aan de bemiddelaar wordt gezegd, is vertrouwelijk.

Hoe lang duurt een bemiddeling?

Het is moeilijk om een tijdspanne te kleven op een bemiddeling. Elke zaak heeft zijn eigen gevoeligheden.  Vaak bereiken de partijen een akkoord na één sessie; in ieder geval neemt een bemiddeling maximum enkele sessies in beslag, en verloopt in elk geval sneller dan een gerechtelijke procedure.

Hoeveel kost een bemiddeling?

Een bemiddeling zal doorgaans een stuk goedkoper zijn dan gerechtelijke procedure.

Voor familiale bemiddelingen wordt er steeds vooraf een uurtarief afgesproken.

Voor burgerlijke en handelsgerichte bemiddelingen verkiezen we  vooraf een forfaitaire prijs te bepalen zodat partijen op voorhand weten hoeveel de kosten zullen zijn.

Wat wordt er verwacht van de partijen die aan bemiddeling deelnemen?

Partijen dienen actief mee te werken naar het zoeken naar een oplossing voor het geschil. Inzet van de partijen is cruciaal voor het doen slagen van een bemiddeling.

Welk soort conflicten is het best geschikt voor bemiddeling?

Haast elk conflict is bemiddelbaar. De bemiddelaar toetst dit vooraf af.

Wat is het verschil tussen bemiddeling en een gerechtelijke procedure of arbitrage?

Gerechtelijke procedure: de partijen geven controle uit handen en beslist een rechter, na eventuele onderzoeksmaatregelen.

Arbitrage:   idem, doch een arbiter treedt in de plaats van de rechter.

Bemiddeling: partijen zoeken zelf een oplossing en bereiken een akkoord waarbij ze zich beiden akkoord verklaren. De relatie tussen de partijen wordt hersteld waardoor het akkoord ook vlot wordt uitgevoerd.

Wat als een partij het bereikte akkoord niet vrijwillig uitvoert?

Dan kan het bemiddelingsakkoord bekrachtigd worden door de rechtbank op verzoek van één van de partijen en bekomt deze partij op deze manier een uitvoerbare titel, dus uitvoering via een gerechtsdeurwaarder.

Wat is het beste moment om aan bemiddeling te beginnen?

Bemiddeling kan op elk moment op voorwaarde dat partijen de wil (commitment) hebben om het geschil snel op te lossen.

Is het ooit te laat om aan een bemiddeling te beginnen?

Het is nooit te laat zolang beide partijen de wil hebben (commitment) om via onderhandelingen en met hulp van een mediator een minnelijke oplossing voor hun geschil te bereiken.

Wat als de bemiddeling toch mislukt?

Mocht een bemiddeling toch mislukken, dan is er niets verloren en kan men eventueel nog (terug) naar de rechtbank gaan.

Kan wat ik vertel achteraf tegen mij gebruikt worden?

Neen, alles wat in het kader van de bemiddeling gezegd wordt is vertrouwelijk en kan nooit in een procedure voor de rechtbank worden aangewend.

Hoe start ik een bemiddeling?

Een bemiddeling kan enkel opgestart worden indien beide partijen akkoord zijn om te bemiddelen en hiertoe een bemiddelingsprotocol ondertekenen. Vrijwilligheid staat namelijk centraal bij bemiddeling.

Beide partijen kunnen zelf naar een bemiddelaar stappen (vrijwillige bemiddeling).

Beide partijen kunnen in het kader van een gerechtelijke procedure de rechtbank ook verzoeken een bemiddelaar aan te stellen (gerechtelijke bemiddeling).

Kan ik de bemiddelaar ook apart spreken?

Ja, dit kan in een apart gesprek tijdens de bemiddeling, dit gesprek noemt men de “Caucus”      en is strikt vertrouwelijk.

Wie wint en wie verliest bij een bemiddeling?

Bij een bemiddeling wordt er getracht om tot een oplossing te komen die voor beide partijen bevredigend is, er zijn dus geen “winnaars” of “verliezers”.

Dient er bij familiale bemiddeling ook BTW betaald te worden?

Neen

 

Waar moet ik op letten wanneer ik met onderaannemers werk?

 

Wanneer je als aannemer geregeld een beroep doet op zelfstandige onderaannemers, werk je het best met een onderaannemingsovereenkomst of onderaannemingsvoorwaarden. Welke zaken neem je daar dan best in op?

Afstemmen van de voorwaarden op de afspraken met de klant

De betalingstermijnen die je met de klant hebt afgesproken ‘matchen’ best deze die je met jouw onderaannemer hebt overeengekomen. Dit om onder meer om een cashflow probleem te vermijden.

Een concreet voorbeeld: Indien je naar de klant facturen met een vervaltermijn van 15 dagen uitstuurt, laat je de betaaltermijn ten aanzien van jouw onderaannemer best op 20 dagen vallen. Deze 5 dagen zouden jou moeten toelaten om de ontvangen bedragen overeenkomstig over te schrijven naar jouw onderaannemer.

Hetzelfde geldt voor de opleveringsafspraken. Het kan bijzonder lastig uitdraaien wanneer je jouw onderaannemer soepelere regels oplegt dan deze die jij met de klant hebt afgesproken.

Een concreet voorbeeld: Er dient bijvoorbeeld heel duidelijk te zijn wat de consequenties zijn in geval de opleveringsdatum niet kan worden gehonoreerd door de onderaannemer.

Zorg er voor dat de onderaannemer jou tijdig op de hoogte brengt van moeilijkheden

Je wilt namelijk niet op het laatste moment geconfronteerd worden met de mededeling dat de werf eigenlijk niet in gepaste staat was om de werken naar behoren uit te voeren.

Denk daarenboven aan de consequenties in geval van fouten door jouw onderaannemer. Zorg ervoor dat jij niet voor de fouten en nalatigheden van jouw onderaannemer moet opdraaien!

Ook wanneer het contract tussen jezelf en de klant vroegtijdig zou worden beëindigd, dien je de mogelijkheid te hebben om het contract tussen jezelf en jouw onderaannemer stop te zetten. Besteed daarom voldoende aandacht aan het oplijsten van dergelijke situaties.

Niet-concurrentie en niet-afwerving van de klant

Je wenst natuurlijk de relatie met jouw klant te behouden. Jouw onderaannemer mag de klant niet zonder gevolgen kunnen afsnoepen. Dit kan door middel van een niet-afwervingsbeding. Niet-afwervingsbedingen kunnen vrij ruim opgesteld worden. Niet-concurrentiebedingen dienen zowel in tijd, ruimte als activiteit beperkt te worden, maar zijn zeker en vast ook een nuttige tool om jouw positie in de markt niet te verliezen.

Garanderen van de uitvoering door een welbepaalde persoon

In de onderaannemingsovereenkomst kan je uitdrukkelijk vermelden dat het contract niet kan worden overgedragen of gesubcontracteerd worden. De onderaannemer is dan dus niet in de mogelijkheid om het contract te laten uitvoeren door een andere partij. Verder kan je zelfs specifiek opnemen dat een welbepaald individu de overeenkomst moet uitvoeren indien jouw onderaannemer meerdere personen in dienst zou hebben.

 

Verder nog enkele vragen die je je intussen misschien stelt…

Kan de onderaannemer ook met algemene voorwaarden werken?

Ja, dit kan perfect. Het hanteren van algemene voorwaarden is ook gewoon steeds aan te raden! (zie blogpost: “Hoe stel ik de belangen van mijn onderneming veilig d.m.v. het hanteren van degelijke algemene voorwaarden”).

Wat als de onderaannemingsvoorwaarden van de onderaannemer conflicteren met die van mijn onderneming? 

Het kan voorvallen dat zowel jij als jouw onderaannemer algemene voorwaarden uitsturen. Het slechtste wat je kan doen, is de ‘kop-in-het-zand’-techniek toepassen en dus het probleem negeren.

Bij een geschil zal de rechtbank dan namelijk uitspraak moeten doen over welke voorwaarden voorrang krijgen. Uit de rechtspraak blijkt dat niet elke rechtbank hiervoor een gelijke methode hanteert. Sommigen gaan voor de regel van het eerste woord, anderen voor de regel van het laatste woord, nog andere zijn van mening dat dan geen van beide algemene voorwaarden in aanmerking kan worden genomen.

Daarom nog enkele ‘best practices’ om af te sluiten

  • Verwijs naar jouw algemene voorwaarden op al jouw handelsdocumenten met de onderaannemer
  • Stel expliciet duidelijk, en zo nodig meerdere malen, dat je de algemene voorwaarden van de onderaannemer niet aanvaardt
  • Zorg voor een uitsluitingsbeding in jouw algemene voorwaarden

Wil je hier meer over weten?

Kom dan naar een netwerkavond of volg een opleiding hierover. Houd de kalender van ’t Fundament goed in het oog.

Weet ook dat je hiervoor Fundamentors kan inschakelen, zij helpen je persoonlijk verder op weg of nemen het volledig van je over indien gewenst