Systemen en Technologieën

Waarom investeren in een goede tool voor mijn administratie?

Het fundament waarop je onderneming staat, moet stevig zijn: marketing, sales, hr en organisatiestructuur.  Administratie is een deeltje van je structuur. Als je geen orde of goede opvolging hebt, creëer je chaos en komt je fundament aan het wankelen.

Bij vele ondernemers is dit ook een pijnpunt en is administratie een blok aan het been.  Het is echter heel gemakkelijk om structuur te krijgen in je bedrijf, je productieproces en je administratie.

Hoe?

Analyseer je bedrijf grondig

Wat zijn de werkprocessen en welke administratieve documenten zijn hieraan verbonden?

Durf uitbesteden

Voel je je niet bekwaam of heb je niet genoeg tijd? Stel dan een businessanalyst aan of huur een (interne of externe) administratief medewerker in om je hierbij te helpen.

Voorzie tools

Geef jezelf en je medewerkers de juiste tools om die administratie vlot op te volgen. Tegenwoordig zijn er heel wat betaalbare webapplicaties die je al een heel stuk op weg helpen.

Investeer in een digitale assistent

Zoek in administratieve software naar een digitale assistent. Een tool die bij je bedrijf, de structuur en processen past. Vermijd dat jij je bedrijf te veel moet aanpassen aan de tool, want dan wordt het op lange termijn omslachtig voor jou en je medewerkers.

Waar dien je dan op te letten bij het kiezen van de juiste software?

  • Goede softwarehuizen helpen je om je bedrijfsanalyse te doen, geven advies en richten je software zo in, dat het perfect bij jouw structuur past.
  • Check of er doorgroeimogelijkheden zijn in de software.  Er is niets zo jammer dat wanneer je groeit, je nieuwe structuren krijgt en de software niet meer toepasbaar is. Dan kan heel je zoektocht opnieuw beginnen en spendeer je veel tijd en geld om informatie van het ene systeem naar het andere te transfereren.
  • Check ook voor je een keuze maakt om een bepaalde tool aan te kopen of deze echt doet wat jij wil en je bedrijf nodig heeft. Vraag een demonstratie aan.

Wat is die “Cloud” waar iedereen over spreekt en is dat iets voor mij?

De Cloud is eigenlijk niet meer dan een server die op een bepaalde locatie en van overal ter wereld toegankelijk is. Vaak wordt een cloud gebruikt in bedrijven waar medewerkers mobiel zijn of van thuis uit moeten kunnen werken.

Deze server kan bij een externe provider staan zoals Microsoft of Google maar kan ook op het bedrijf zelf staan. Het voordeel van een externe provider is dat zij het beheer en onderhoud op zich nemen maar dat komt natuurlijk met een prijskaartje.

Op langere termijn is de Cloud bij een externe provider meestal een duurdere oplossing omdat ze met dure maandelijkse abonnementen werken. Als alternatief kan de server ook bij jou op het bedrijf staan. Dan heb je zelf de controle maar sta je ook zelf in voor het onderhoud, tenzij je uiteraard beroep doet op één van onze Fundamentors. 

Welke IT is noodzakelijk in mijn onderneming?

IT is noodzakelijk om een structuur in je onderneming te creëren en om bepaalde administratieve verplichtingen te voldoen. Vaak zien mensen IT als een “noodzakelijk kwaad” maar met de juiste aanpak en ondersteuning kan IT ook een meerwaarde betekenen op vlak van efficiëntie.

Wat heb ik dan nodig?

Dat is heel afhankelijk van je onderneming zelf, het aantal medewerkers, de activiteiten, de locatie, … Er zijn wel enkele zaken die in elke onderneming terugkomen zoals een computer, printer, draadloos netwerk, …

We adviseren standaard ook om je onderneming te beschermen via een beveiliging op het netwerk, een antivirus op de computers.

Is een back-up nodig?

Een van de belangrijkste onderdelen van een IT-omgeving is de back-up. Het zou niet de eerste keer zijn dat een bedrijf de boeken moet neerleggen na een grote crash omdat ze geen goede back-up hebben van hun systemen en bestanden. Denken dat dit jou nooit overkomt, is een groot risico. Het komt erop neer dat er steeds een kopie van de belangrijke data op een andere locatie staat zodat deze data niet verloren gaat bij een crash, brand of diefstal.

Dus ja, investeer in een back-up!

Kost dit dan niet handenvol geld?

Door eerst de onderneming te analyseren en een IT-strategie uit te werken, kan je beletten dat je overbodige kosten maakt. Het is namelijk niet nodig om bijvoorbeeld een netwerk te voorzien voor 50 gebruikers als je onderneming 10 medewerkers telt. Een zelfstandige die alleen werkt heeft dan weer geen netwerk nodig voor 10 gebruikers. Zo blijven de uitgaven in verhouding met de onderneming en blijft IT betaalbaar.

Wat als mijn onderneming groeit?

Je IT moet natuurlijk volgen en liefst zelfs een stap voor zijn op je groei. Voorzie daarom nu al schaalbare systemen zodat je IT-omgeving gewoon kan meegroeien.

Wil je hier meer over weten?

Kom dan naar een netwerkavond of volg een opleiding hierover. Houd de kalender van ’t Fundament goed in het oog.

Weet ook dat je hiervoor Fundamentors kan inschakelen, zij helpen je persoonlijk verder op weg of nemen het volledig van je over indien gewenst.