Administratie

Waarom heb ik een goed postsysteem nodig?

Niets zo vervelend als tijd verspillen met zoeken. Een factuur, bestelbon of gewoon een post-it die je ‘ergens’ had gelegd omdat je ‘het niet mocht vergeten’. Een logische en efficiënte structuur in je administratie kan heel wat onnodig tijdverlies en frustratie voorkomen. Maar die logische en efficiënte administratie begint met een goed postsysteem.

Die facturen, bestelbonnen en andere info komen meestal niet mooi geordend binnen. Met deze tips breng je snel orde in die dagelijkse papierstroom, maar de meeste tips gelden ook voor je mailbox!

Open de post, vermijd reclame

Het lijkt zo logisch, maar open meteen alle binnengekomen post, tenzij anders afgesproken natuurlijk en gooi de lege enveloppen in de papiermand.

Reclameblaadjes waar je niets mee bent, gooi je best ook meteen in de papiermand. Nog beter is om je uit te schrijven voor gepersonaliseerde reclame.  

Wat moet ik ermee doen?

Sorteer daarna de post. Lees niet meteen alle details, maar ‘scan’ je document en vraag je af wat jij ermee moet doen. Zo kom je tot volgende stapels. Maak (bijna) elke categorie een postvak, zo hou je je bureau clean.

To do <5 minuten: voor taakjes die slecht weinig tijd in beslag nemen hoef je geen postvak te maken, deze doe je zo meteen

To do dringend: ook deze zal je meteen behandelen en hoeven niet altijd een vakje

To do niet-dringend: voor deze stapel maak je best een vakje aan

Te lezen (informatie, reclame, …)

Klasseren (archiveren, boekhouding, …)

Afwachten (lopende projecten, wachten op antwoord of actie van iemand anders

Doen!

Nu kan je stapel voor stapel afwerken. Maar het leuke nieuws is, dat hoeft al zeker niet voor allemaal.

To do <5 minuten: doe kleine, korte taakjes zoveel mogelijk meteen. Bvb. plan een vergadering in, plaats een bestelling, beantwoord een mailtje…

To do dringend: met deze taken ga je meteen aan de slag, of plan je zo spoedig mogelijk in

To do niet-dringend: plan deze taken in.  Vandaag, deze week, deze maand?

Afwachten: met deze stapel hoef je niets te doen, je wacht immers op de zet van iemand anders

Klassseren: het is goed deze stapel wekelijks of misschien zelfs dagelijks aan te pakken, maar dit hoeft niet meteen

Te lezen: aangezien deze stapel puur informatief is en geen directe actie vereist, is ook deze stapel niet dringend. Laat deze stapel niet te groot worden en leeg ook deze wekelijks.

Gooi weg!

En als laatste tip: bewaar niet wat je niet hoeft te bewaren. Dit zorgt enkel voor overbodig tijd- en plaatsverlies.

Waarom moet ik tijd spenderen aan het maken van een planning?

 

Een ondernemer die stil zit en al zijn zaakjes op orde heeft,  het is een zeldzaam fenomeen. Het werk blijft binnenkomen: Telefoons, e-mails, offertes opmaken, gedane werken factureren, … En dan ben je nog niet eens aan je core business begonnen!

Waarom zou je dan nog kostbare tijd investeren in een gevreesd “to do” lijstje of erger nog; een planning voor de komende week of maand?

Je dénkt misschien wel dat je alles kunt onthouden, maar is het je al ooit overkomen dat

  • Je nog een offerte moest maken wanneer je eigenlijk al op het punt stond om naar je klanten te vertrekken?
  • Er je ’s nachts iets te binnenschoot en je zeker niet mocht vergeten meenemen naar de werf van vandaag maar tegen ’s morgens compleet vergeten bent?
  • Je een klant bent vergeten terug te bellen met een dringende vraag?

Inderdaad, soms laat ons geheugen ons in de steek. Een extern geheugen inschakelen is daarom niet zo’n overbodige luxe.

Het inschakelen van een extern geheugen is voor iedereen anders!
Je kan gaan voor de talloze beschikbare apps, voor een prachtig versierde bullet journal, of gewoon voor ‘old school’ pen en papier. Zelfs een combinatie van verschillende dingen kan werken.

Het allerbelangrijkste is dat je er effectief gebruik van maakt! Dus zoek, test en vind wat het beste bij jou past en dan kan je aan de slag gaan.

Hoe ga je nu concreet aan de slag?

Noteer alles!

Wanneer je nog nooit een planning gemaakt hebt of in het verleden allergisch was aan een to do-lijstje, neem je best even de tijd om rustig te gaan zitten en alles te noteren wat er in je opkomt.

ALLES?? Ja, alles! Gelijk wat er door jouw gedachtegang passeert, noteer je. Geen paniek, dit is NIET jouw to do-lijst voor de komende week!

Deze zogenaamde braindump geeft je enkel een overzicht van al je taken en zal je helpen om jouw hoofd leeg te maken. Idealiter vul je deze lijst in de toekomst dus gewoon verder aan met alles waar je aan denkt.

Stel prioriteiten


Wanneer je een overzicht hebt over al wat je de komende tijd te doen staat, kan je beginnen met het bepalen van wat eerst moet gedaan worden en wat wel nog even kan wachten. Zoals eerder gezegd, is het zeker niet de bedoeling om alles in één keer af te werken!

Een makkelijk hulpmiddel om te bepalen welke taken jouw aandacht eerst verdienen, is de Eisenhower matrix. Je gaat dan je taken verdelen in 4 categorieën:

  1. Belangrijk + Dringend à Dit doe je nu/vandaag
  2. Belangrijk + Niet dringend               à Dit plan je in op een later tijdstip
  3. Niet belangrijk + Dringend à Dit geef je door aan iemand anders
  4. Niet belangrijk + Niet dringend à Dit schrap je!

Uiteraard bevinden de meeste van jouw taken zich momenteel in categorie 1. Wanneer je het niet gewoon bent om een planning te maken, worden al jouw belangrijke taken op een gegeven moment zeer dringend. De kunst van het plannen is dan ook dat je zo veel mogelijk taken in de tweede categorie krijgt en zo min mogelijk brandjes moet blussen in de eerste categorie.  

Maak je planning

Je weet nu welke taken dringend zijn en dewelke je op een later tijdstip kan inplannen. Tijd om jouw effectieve planning op te maken. Bekijk eerst wat er reeds in jouw agenda staat. Een vergadering, een etentje, een klantenoverleg, … Allemaal zaken die een vast tijdstip hebben in jouw agenda en waarmee je dus rekening moet houden bij het inplannen van taken.

Wanneer je vorige week reeds een planning opmaakte, bekijk dan ook eens welke taken je kon afvinken en dewelke blijven staan zijn. Deze onafgewerkte taken verdienen eerst een nieuwe plaats in de planning van de komende week. Heb je hierna nog “tijd over”, dan kan je een aantal nieuwe taken inplannen.

 Tips & tricks

Dat dit alles in theorie zeer mooi klinkt, maar de praktijk vaak toch wat anders uitdraait, moeten we jou als ondernemer niet vertellen. Daarom nog een aantal tips & tricks om een zo realistisch mogelijke planning te verkrijgen die je helpt om jouw taken af te werken in plaats van je nog meer frustraties te bezorgen.

  • Stop met multitasken!

Hoewel we allemaal willen geloven dat we verschillende dingen perfect kunnen combineren, hebben al meerdere studies aangetoond dat dit niet het geval is. Maak dus voor elke taak apart wat tijd vrij en begin pas aan iets nieuws wanneer de vorige taak effectief klaar is.

  • Groepeer soortgelijke taken

Telefoneren, e-mails verzenden, offertes en facturen maken, …  Allemaal zaken die je makkelijk kan bundelen en zo veel sneller gedaan zijn dan wanneer je ze gauw tussendoor probeert af te handelen.

  • Plan thema dagen

Dit is nog een stapje verder dan de vorige tip. Je kan een vast thema per dag gebruiken waarbij je bijvoorbeeld elke maandag de offertes opmaakt, elke dinsdag naar klanten gaat, … Dit werkt zeker niet voor iedereen, maar misschien wel voor jou… Het proberen waard.

  • Wees realistisch

Je hebt 24u per dag, dus je kan niet je hele to do-lijst afwerken in één week. Bedenk hoeveel tijd je zal spenderen aan een taak en reken nog wat extra tijd voor de zekerheid. Blokkeer deze tijd ook in je agenda zodat je er effectief toe komt om aan die taak te werken. Hoe geoefender je wordt in het maken van een planning, hoe beter je zal kunnen inschatten hoeveel tijd een bepaalde taak in beslag zal nemen.

  • Voorzie buffertijd voor ad-hoc taken

Iedereen kent het wel: Je hebt een perfect werkbare planning opgemaakt en plots komen er een paar ad-hoc taken tussen. Daar gaat jouw planning voor deze week… Dit is het ideale scenario om het maken van een planning na twee weken op te geven. Dus voorzie ook voor deze onvoorziene taken tijd in jouw agenda!

Geniet

Niets is zaliger dan het gevoel te hebben dat alles onder controle is. Gedaan met de hele tijd te proberen onthouden wat je allemaal nog moet doen. Maar weten dat alles genoteerd is en het op gepaste tijdstippen wel in je planning zal verschijnen. Tijd dus om te genieten van de dingen die er echt toe doen in het leven 😉

Wil je hier meer over weten?

Kom dan naar een netwerkavond of volg een opleiding hierover. Houd de kalender van ’t Fundament goed in het oog.

Weet ook dat je hiervoor Fundamentors kan inschakelen, zij helpen je persoonlijk verder op weg of nemen het volledig van je over indien gewenst