Bouwsteen “administratie”

Niets zo vervelend als tijd verspillen met zoeken. Een factuur, bestelbon of gewoon een post-it die je ‘ergens’ had gelegd omdat je ‘het niet mocht vergeten’. Een logische en efficiënte structuur in je administratie kan heel wat onnodig tijdverlies en frustratie voorkomen. Maar die logische en efficiënte administratie begint met een goed postsysteem.

Die facturen, bestelbonnen en andere info komen meestal niet mooi geordend binnen. Met deze tips breng je snel orde in die dagelijkse papierstroom, maar de meeste tips gelden ook voor je mailbox!

  1. OPEN DE POST, VERMIJD RECLAME

Het lijkt zo logisch, maar open meteen alle binnengekomen post, tenzij anders afgesproken natuurlijk en gooi de lege enveloppen in de papiermand.

Reclameblaadjes waar je niets mee bent, gooi je best ook meteen in de papiermand. Nog beter is om je uit te schrijven voor gepersonaliseerde reclame via www.robinsonlist.be

  1. WAT MOET IK ERMEE DOEN?

Sorteer daarna de post. Lees niet meteen alle details, maar ‘scan’ je document en vraag je af wat jij ermee moet doen. Zo kom je tot volgende stapels. Maak (bijna) elke categorie een postvak, zo hou je je bureau clean.

  • TO DO (betalingen, afspraak inplannen, beantwoorden, …):

Deze kan je nog opsplitsen in:

  • TO DO <5 minuten: voor taakjes die slecht weinig tijd in beslag nemen hoef je geen postvak te maken, deze doe je zo meteen
    • TO DO DRINGEND: ook deze zal je meteen behandelen en hoeven niet altijd een vakje
    • TO DO NIET-DRINGEND: voor deze stapel maak je best een vakje aan
      • TE LEZEN (informatie, reclame, …)
      •  KLASSEREN (archiveren, boekhouding, …)
      • AFWACHTEN (lopende projecten, wachten op antwoord of actie van iemand anders)
  1. DOEN!

Nu kan je stapel voor stapel afwerken. Maar het leuke nieuws is, dat hoeft al zeker niet voor allemaal.

  • TO DO
    • TO DO <5 minuten: doe kleine, korte taakjes zoveel mogelijk meteen. Bvb. plan een vergadering in, plaats een bestelling, beantwoord een mailtje…
    • TO DO DRINGEND: met deze taken ga je meteen aan de slag, of plan je zo spoedig mogelijk in
    • TO DO NIET-DRINGEND: plan deze taken in.  Vandaag, deze week, deze maand?
  • AFWACHTEN: met deze stapel hoef je niets te doen, je wacht immers op de zet van iemand anders
  • KLASSEREN: het is goed deze stapel wekelijks of misschien zelfs dagelijks aan te pakken, maar dit hoeft niet meteen
  • TE LEZEN: aangezien deze stapel puur informatief is en geen directe actie vereist, is ook deze stapel niet dringend. Laat deze stapel niet te groot worden en leeg ook deze wekelijks.
  1. GOOI WEG

En als laatste tip: bewaar niet wat je niet hoeft te bewaren. Dit zorgt enkel voor overbodig tijd- en plaatsverlies.

Met dit postsysteem is alvast de basis van je administratie gelegd!
Laat die postbode maar komen!